在日常的代理生活中有很多事情需要管理. 从项目、管道和客户到资源、能力和财务. 这是一种经典的杂耍表演，在成为顶级表演者和失球之间有一条细微的界限.
机构经常会问的一个问题是:什么是最好的系统来帮助他们管理所有这些方面? 和, 最重要的是, 使用多个同类最佳系统是否更好, 或者一个系统可以整合一切吗?
在这里, 我们将探讨哪些机构需要自动化来实现高效运营，以及一体化机构管理系统与多种工具的优缺点.
首先，您可能会问自己是否需要一个或多个系统. 如果你是一家小公司, 你可能使用电子表格和几个应用程序管理得相对较好. 并将信息传递给彼此.
但当你开始成长, 这可能会变得越来越困难，而且很明显，主要存储在人们头脑中的数据不会给你带来什么.
那么，一个机构可能需要什么样的管理软件?
- 工作财务管理软件(又名工作成本计算软件). 这可以帮助:
- 估算时间和成本
- 创建客户端报价
- 记录工作采购和费用
- 根据预算跟踪时间和成本
- 发票
- 项目和客户利润报告
- 项目管理软件. 这些工具可以支持:
- 规划项目时间表
- 分配任务
- 介绍工作和分享文件
- 项目沟通
- 跟踪项目进度
- 项目报告
- CRM及销售软件. 这些词用于:
- 捕获联系人数据和历史记录
- 培养领导
- 管理机会和活动
- 预测销售渠道
- 跟踪目标
- 资源管理软件. 这些使您能够:
- 安排资源
- 监控可用性和工作负载
- 预订假期和休假
- 报告利用
- 管理信息软件. 使用这些用于:
- 预测收入、利润、账单和成本
- 监测预测与实际情况
- 产能预测
- 人员使用和恢复报告
- 利润分析
- 目标跟踪
- 收入确认
- 会计软件(如Xero, Quickbooks). 这些帮助机构:
- 记录收入和费用
- 跟踪付款
- 工资和股息
- 核对银行交易
- 计算税金和增值税
- 财务报告及年终会计
这是非常多的类别，所有类别都有自己的许多过程需要考虑. 每一种都有相应的系统和软件解决方案. 但是对每项活动使用单独的工具是否有效? 或者它只是增加了数据混乱的漩涡?
让我们来探讨一下每种方法的优缺点.
多重代理系统的利弊
的优点
成本 这里有一个大的吗，特别是对于小的机构. 订阅费用通常很低, 甚至是免费的, 当你小的时候, 而且你可以很容易地通过电子表格进行报告.
特定的功能 机构喜欢使用专业系统的另一个原因是什么.
熟悉 也可以发挥作用:引入变革可能是机构的一个重要考虑因素.
缺点
成本往往更高 随着公司的发展，用户的增加意味着订阅量的增加.
重复 将数据输入多个系统. 这可能会浪费时间并导致人为错误. 你常常会得到不同版本的真相. 需要将数据导出到电子表格中，并进行匹配和操作以创建报告. 这将导致大量的循环引用，并花费(浪费)时间检查和修复数据.
能见度低 以推动明智的商业决策的“全貌”, 要么是因为数据不存在，要么是因为数据没有被连接起来. 您可能有一个跟踪机会但不预测容量需求的CRM系统, 不跟踪预算的项目管理系统或预测新业务和现有业务管道的独立系统.
集成不同的系统 会让你头疼吗. 如果所有系统中的数据都不同，那么您将无法始终对齐它们. 在这个等式中澳门十大正规赌博娱乐平台软件更新，它真的会开始变得痛苦.
安全可能开始成为一个问题. 如果团队成员离开，您需要记住将他们从每个系统中移除.
一个代理系统的利弊
的优点
中心数据源 意味着没有重复的工作，并为您提供准确的实时数据. 你可以用同样的方法来完成一个项目, 从机会到交付和和解. 让你了解公司各个部门的情况.
对你的团队来说更简单 让他们的头脑:而不是导航许多不同的系统和登录, 他们可以简单地学习如何使用. 另外，您可以标准化流程.
效率更高 整个机构, 包含所有项目信息, 文件和通讯都集中在一个中心位置.
长期投资 在一个单一的系统中，随着您的发展，可以证明更具成本效益. 单一系统通常能够提供更持久的高级功能，如多币种, 多公司和收益管理.
一个供应商 用于入职和持续支持. 通过在代理管理的各个方面都是专家的单一联系点提高效率-无需与多个供应商来回联系.
缺点
缺乏细节 可能会碍事, 有时你需要一个特定的函数系统, 比如Hubspot的营销自动化. 您可能不希望在一个系统中使用受限制的数据，例如会计数据. 有些，如Synergist，提供了现成的集成，可以无缝地连接您的系统.
在入职培训方面的投资可以更大, 因为该系统通常是专门为您的机构工作方式配置的, 所以需要更多的前期设计, 建立支持和培训时间.
让所有人都上船 会很棘手. 也许他们喜欢在过去的机构中使用更简单的系统. 将单个系统视为一个全新的动物，它将带来更高的效率和性能，而不是简单的替代品.
和其他机构一样, 最终的决定取决于你的个人需求, 野心, 文化和流程. 多个系统可以提供多个功能, 但你用得越多, 数据收集可能会更加复杂和复杂. 单一系统可能需要更多的入职和参与, 但从长远来看，提供更大的流线型和业务洞察力. 此外，他们通常是为了满足你的机构的需求而设计的，所以可以和你一起成长和发展. 所以当你在研究新系统的时候问自己:这是一个吗?
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